公文规范格式,公文规范最新标准

  • 编辑: 牟雪枫
  • 2019-11-15 17:24:33
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规范化公文,近年来,公文书写越来越受到各级机关的重视。国家于1999年发布了国家行政机关公文格式(GB/T 97041999),并于2000年发布了关于国家行政机关公文处理的文件(国法[2])。15种公文

  近年来,公文写作越来越受到各级机关的重视,国家早在1999年就印发了《国家行政机关公文格式》(GB/T97041999),并于2000年发布了《国家行政机关公文处理办法》(国发[2000]23号),但长期以来,在公文的制作与排版上,特别是如何用Word制作常用公文,我们一直难以找到一个很好的办法来制作规范的公文。为此,笔者根据国家规定,结合多年来制作公文的经验,进行了简要的整理,总结出以下用Word制作常用公文的程序和方法,供大家参考。

  第一步,进入Word界面

  第二步,页面设置

  从文件栏中单击页面设置,弹出选项,在页边距栏中选择上:37mm;下:35mm;左:28mm;右:26mm。在纸张栏中选择纸型:A4;宽度:210mm;高度:297mm。在版式栏选择奇偶页不同:;页眉:15mm;页脚:28mm。

  第三步,发文字号

  如果是下行文,则将光标移至页面103mm位置(在word界面的下面显示有位置:X X字样,光标上下移动,位置数据会跟着变化),用3号仿宋输入内容居中即可;如果是上行文,则将光标移至页面158mm位置,左空1字用3号仿宋输入发文字号,然后右空1字用3号仿宋输入签发人加全角冒号,后用3号楷体输入签发人姓名;如果是平行文,则将光标移至55 mm处,对齐页面右边输入发文字号。下行文、上行文、平行文(函)发文字号位置是由《国家行政机关公文格式》和《国家行政机关公文处理办法》的规定决定的,公文用纸为A4型纸,幅面尺寸为210mm297mm。因发文字号位于发文机关标识下空2行位置(按3号仿宋字高度约为20mm),加之下行文和上行文要留出天头37mm,下行文发文机关标识距版心上边缘25 mm(上行文为80 mm),发文机关标识高度21mm(高限22mm),故下行文发文字号的位置应为37 25 21 20=103mm处,上行文发文字号的位置应为37 80 21 20=158mm处;而平行文(函)按规定发文机关上边缘距上页边30mm,发文机关标识高度21mm,发文机关标识下边缘4mm处有武文线(上粗下细),故平行文(函)发文字号的位置应为30 21 4=55mm处。

  第四步,标题

  在发文字号后空两行位置用2号小标宋简体字输入内容,并进行段落调整。可选定标题后,点击鼠标右键,弹出对话框,单击段落,再弹出一个对话框,选择行距:固定值;设置值:40磅(即以2号字高度加2号字高度7/8倍的距离为一基准行)。

  第五步,主送机关

  标题后下空一行位置顶格,用3号仿宋字输入主送机关内容。如果主送机关不止一行则第二行同样顶格。

  第六步,正文

  在主送机关下一行空2个字位置,用3号仿宋输入正文内容。

  第七步,附件

  公文如有附件,则在正文之后空一行并空2个字位置用3号仿宋字标识附件,后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码。如附件:1.X X X X。附件名称后不用标点符号。装订在正文中的附件还应在左上角第1行顶格标识附件,有序号时标识序号,这里的附件后不能用冒号。

  第八步,成文日期。在附件后(无附件则在正文后)空3行位置(如果是办公室文件则空2行即可)输入成文日期,但须右空4个字。可采用插入办法,单击word插入,选择并点击日期和时间,弹出对话框,选择语言:中文(中国);可用格式:二??六年X月X日。

  第九步,附注

  在成文日期下一行空2字位置,用3号仿宋输入附注内容,同时将附注内容用小括号()括上。如回复提案、议案、人大代表建议,以及请求等,需采用附注方式标注联系人及联系电话,中间空1个字但不用标点符号。

  第十步,正文段落调整

  将全部正文选定,用调整标题行距的办法进行正文段落调整,但正文的设置值为28磅(即以3号字高度加3号字高度7/8倍的距离为一基准行)。

  第十一步,印刷版记

  位于公文的最后,且在最后一页的底端。首先用3号黑体输入主题词,并加全角冒号,然后用3号小标宋简体输入词目,每个词目间空1个字的位置。在主题词下一行左空1个字位置用3号仿宋输入抄送,后加全角冒号,然后输入抄送单位,抄送单位之间用逗号隔开,最后用句号结束,如果抄送单位不只一行,则对齐第一个抄送单位的位置排列。在抄送机关下一行空1字位置用3号仿宋输入印发机关;在同一行右空1字用3号仿宋输入阿拉伯印刷日期。每项内容之间用反线隔开,最后一项内容下面同时要加上反线,反线的长度同版心宽度。

  第十二步,设定页码

本文原标题:公文规范,公文

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